システム手帳でGTD(7)：定期的にリストを確認する
そのシステムを信頼するためには・・・
STEP４は「定期的にリストを確認する」です。
前回までで、すべての情報はシステム手帳のGTDリフィルもしくは、ファイルボックスに収まりました。
まず、何をどのタイミングで確認するかを考えます。
これは、人それぞれ生活スタイルが違いますから、確認のタイミングも様々です。
私の場合、朝一番にINBOXを確認します。STEP2で記述したように、スクリーニングします。すぐできるもの(2分以内)はその場でやってしまいますから、全体で1時間ぐらい掛かる場合もあります。
次に、カレンダーを確認します。今日に固定された予定を確認して把握しておきます。必要であれば、出発時間前に携帯のアラームなどをセットしておく場合もあります。そこまでしなくてもと思うかもしれませんが、作業中に次の予定の出発時間を気にすることで生産性を低下させるぐらいならやっておいたほうが良いです。
WaitForリフィルも朝、依頼した人に連絡がつく時間帯に確認します。期日が近いものなどがあれば、連絡して状況を確認するなどもこの時間帯にします。
次は、バーティカルリフィルの今日の予定うち、開いている時間帯におこなう最適なタスクをNextActionリフィルもしくはファイルボックスから選んで、実行していきます。このあたりはStep5で。
あとSomedayリフィルは、少し長いスパンで考えるタイミングに確認します。たとえば、長期の休みに入る前に、この休みに実行したいものがないかなどです。日々の忙しい中、休みにはあれをしたいと思っていても、いざ休みになると思い出せず平凡に過ごして、休みが終わるころに思い出すなんてことは避けたいですから。
私の確認タイミングはこんなものです。
過去のエントリーでも触れましたが、大事なことは、この定期的な確認作業が、このシステムを信頼できるものにするということです。
主婦が冷蔵庫にマグネットでメモを付けるのは、毎日そこを見るから、主婦にとっては一番信頼できる場所であるという理由です。
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