システム手帳でGTD(4)：Inboxのスクリーニング
作業はクリエイティブに進めて、管理はルーチンワークで処理しましょう
STEP2は「毎日決まった時間にInboxを空にする」です。
STEP1で気になることはInboxに投げ込みました。これで頭をスッキリさせて作業をすることができるはずです。ここで「できるはず」と書くのは、投げ込むだけではInboxに大量のものが溜まって、いずれは機能しなくなるからです。このInboxに投げ込んで安心できるのは、「後ほど適切に処理されるから忘れていい」ということが前提です。
ここでは、このInboxの振り分け処理を「スクリーニング」と表現します。ではスクリーニングについて説明します。
まず、毎日決まった時間にスクリーニングを実行すること。
なぜかというと、STEP1で、「緊急な場合以外はInboxに投げ込む」と書きましたが、この緊急な場合というのは、次回のInboxスクリーニングまでに処理しなければいけないことが、それに該当します。また、「後ほど処理されるから忘れていい」とは、「Inboxに入れておけば、明日の朝一番に適切に処理できるから入れといたらいいや！」ということです。これが、最終期限までにスクリーニングをするのかどうかわからないようでは、忘れることができなくなります。
では具体的なスクリーニング方法を説明します。
スクリーニングのフロー図 を確認しながらイメージしてください。
- まず「実行可能か？」ということを考えます。これが実行する必要がないもので、保管する必要もないものであれば、ゴミ箱行きです。忘れましょう。
もし、いつかやりたいことや、時間があればやるという程度のものであれば、SomedayListへ移動します。
また、実行するような内容ではないけど、記録としてとっておきたいものなどは、Referenceへ移動します。 - 実行可能であった場合、「複数の動作を伴うか？」と考えます。ここで複数の動作が必要であれば、Projectへ移動します。
- 次に「２分以内に実行可能か？」と考えて、実行が可能であれば、その場でやってしまします。
- ２分以上かかる場合、「それは自分でやるべき？」と考えます。自分以外にそれを実行する適切な人がいないか考えて、いればWaitForへ移動します。
- 最後に自分でやるべき動作に対して、「期限や指定日はある？」と考えます。期限や指定日がある場合、適切な期日に実行するためにCalendarへ移動します。そうでなければ、NextActionへ移動します。
これまで、SomedayList、Reference、Project、WaitFor、Calendar、NextActionという移動先が出てきました。これらの実態はどのようなものが適しているかは、次回以降説明します。
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